Zusammenarbeit mit dem Einkauf

Oft sind sich Arbeitgeber ihrer gesetzlichen Pflichten nicht vollständig bewusst: Die Auswahl und Beschaffung, die Verwendung, die Pflege und Instandhaltung sowie die Entsorgung von Persönlicher Schutzausrüstungen (PSA) folgen aus dem Erfordernis des Arbeitsschutzes. Der folgende Beitrag gibt Hinweise für die Auswahl und den Einkauf von PSA.

Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) hat der Arbeitgeber – oder die vom Arbeitgeber dazu benannte verantwortliche Führungskraft – die Pflicht, Arbeitsplätze im Betrieb auf mögliche Gefährdungen hin zu überprüfen. Dabei gilt das TOP-Prinzip der Prävention: Technische Maßnahmen haben Vorrang vor organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen.

Richtige Auswahl von PSA

Sollte die Ausstattung des Arbeitnehmers mit PSA erforderlich sein, ist dringend zu raten, die Beschäftigten und die betroffenen Abteilungen von Beginn an einzubeziehen. In den betroffenen Abteilungen sind Personen tätig, die entweder PSA benutzen müssen oder die PSA auswählen und beschaffen.

In den meisten Unternehmen geht es beim Thema Einkauf oft ungeordnet zu. Viele Chefs oder Manager konzentrieren sich – je nach Branche – eher auf Forschung und Entwicklung, Finanzierung, Controlling, Vertrieb und Marketing statt ebenso die Schubkraft des Einkaufs zu nutzen. Durch stringentes Beschaffungsmanagement kann in keiner Abteilung so schnell so viel Geld verdient werden. (wenn sich das immer noch nicht rund anhört, dann lieber streichen). Leider wird dem Einkauf durch fehlende Kommunikation von Bedarfen und nicht erfolgendem Einbinden in die betrieblichen Prozesse die Kompetenz für komplexe Bestellungen aus den Fachabteilungen aberkannt. Es entsteht ein Verhältnis von gegenseitiger Geringschätzung bis hin zu offensichtlicher Missachtung von Know-how. Der Einkauf beschafft Güter von Lieferanten, die niemand will. Die Fachabteilung bestellt am Einkauf vorbei, zu völlig überhöhten Preisen. Abbildung 1 zeigt beispielhaft, wie Personen und Abteilungen bei der Auswahl von PSA zusammenarbeiten sollten.

Die Rolle des Einkaufs verstehen

Der Einkauf berührt aufgrund seiner Aufgaben alle Abteilungen und Ebenen in einem Unternehmen. Abbildung 2 zeigt, welche Risiken im Einkauf bestehen. Bei der Bewertung von Risiken geht es darum, aus der Vielzahl von Möglichkeiten jene herauszufinden, die bei einem Auftreten den größten negativen Einfluss haben. Für jedes Risiko existieren eine oder mehrere Ursachen: Für den Ausfall einer Person können zum Beispiel ein schlechtes Betriebsklima oder ein nicht marktgerechter Lohn, aber eben auch ein Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit verantwortlich sein. So rückt auch für den Einkauf ganz schnell das Thema PSA an oberste Stelle!

Richtiger Einkauf von PSA

Im Rahmen der Beschaffung von ersten Musterteilen ist zu prüfen, ob die PSA den gesetzlichen Anforderungen

• der neuen PSA-Verordnung (EU) 2016/425,
• der PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV) und
• die jeweils aktuellen EU-Normen zum betreffenden Schutzbereich erfüllen.

Anhand des Anforderungskatalogs, der aus der Arbeitsplatzbeurteilung hervorgeht, kann der Einkäufer gemeinsam im Zusammenspiel aller Beteiligten (Fachabteilung, Nutzer, Geschäftsführung, Arbeitssicherheit, Betriebs- oder Personalrat) mit geeigneten Anbietern offene Fragen klären, die beste Beratung erhalten und sich ein passendes Angebot unterbreiten lassen. Es ist dringend geboten, dass Arbeitssicherheit und Einkauf eng kooperieren: Eine Abteilung kann nicht ohne die andere! In Trageversuchen und Tests ist zu ermitteln, ob die ausgewählte PSA das geforderte Schutzniveau erreicht und weder unter- noch überschreitet. Gemeinsames Ziel muss es sein, das beste Produkt vom besten Lieferanten zum besten Preis zu beschaffen. Abbildung 3 fasst Hinweise für eine gute abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Arbeitssicherheit und Einkauf zusammen.

Modernes Beschaffungsmanagement hat nichts mehr mit schlichter „Preisdrückerei“ zu tun. Der Lieferant muss ein objektiv verlässlicher Partner sein, der sich an die festgelegten Bedingungen hält. Hier stellt sich eine grundsätzliche Frage: Wo bekommt man den größtmöglichen Überblick über benötigte PSA?Arbeitssicherheit und Einkauf sollten sich gemeinsam einen Überblick über Lieferanten und Produkte verschaffen. Recherchemöglichkeiten bietet beispielsweise die A+A in Düsseldorf.Fazit: Der richtige Einkauf von PSA ist kein Hexenwerk, wenn man diese einfachen Grundsätze und Regeln verinnerlicht!

 Hinweise für die Zusammenarbeit mit dem Einkauf

• Achten Sie auf detaillierte Spezifikationen des PSA-Produkts. Damit versetzen Sie den Einkauf in die Lage, im Internet, in Fachzeitschriften, auf Messen, in persönlichen Gesprächen vor Ort im Betrieb oder bei Terminen mit potenziellen Anbietern nach einer Auswahl von geeigneten PSA-Produkten zu suchen. Der Einkauf muss ein Informationsbroker und Dienstleister für die Fachabteilung sein.
• Treten Sie bei Gesprächen mit Lieferanten immer gemeinsam auf. Verschaffen Sie sich gemeinsam einen Marktüberblick, zum Beispiel bei gemeinsamen Messebesuchen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vom und zum Lieferanten ausschließlich über die autorisierten Personen im Einkauf laufen, damit vom Lieferanten nicht alle Preisregister gezogen werden. Das stärkt die Position des Einkaufs und reduziert ineffiziente Einkaufanstrengungen von Fachabteilungen. Diese Vorgehensweise setzt einen mit allen Kompetenzen ausgestatteten Einkauf voraus, der ohne Selbstüberschätzung und erfolgsorientiert handelt.